Tra i problemi più comuni che gli utenti di Excel devono risolvere vi è l'identificazione degli elementi (o, tecnicamente, record) di una lista. In altre parole, quando si estraggono dei dati da un sistema informativo, capita di avere una certa ridondanza di dati : per esempio, estraendo l'anagrafica dei clienti dal sistema informativo, otterremo una serie di dati tra cui la città di residenza del cliente. Dal momento che in una città ci può essere più di un cliente, il problema può essere identificare una lista delle città presso le quali abbiamo uno o più clicenti.

Per risolvere questo problema, possiamo usare diverse tecniche. Una di queste prevede l'uso di uno strumento poco conosciuto: il Filtro Avanzato che si trova sotto il menu Dati. Immaginiamo di avere le città dei nostri clienti nella colonna B, a partire dalla riga 2 e di voler vedere in quali città uniche sono presenti i nostri clienti. Dovremo:

• scegliere Filtro e Filtro Avanzato... dal menu Dati
• selezionare l'intervallo di analisi (colonna B) nella casella Intervallo Elenco
• scegliere Copia in un'altra posizione spuntanto la casella Copia univoca dei record
• indicare una colonna vuota (importante!) dove verranno incollati i risultati nella casella Copia In
• premere Invio

Rispetto alla tecnica illustrata, esiste un altro modo per recuperare i dati unici di una lunga lista di dati.

Questa tecnica è forse più efficiente e consiste nell'uso di una tabella pivot. Per vedere quali sono le città uniche di una tabella di dati occorrerà seguire questi semplici passi:

• selezionare l'intera colonna dove è contenuto il campo dal quale ottenere i record unici (nell'esempio del tip precedente, la colonna B)
• dal menu Dati scegliere Tabella Pivot e Grafico Pivot
• premere avanti per due volte
• fare clic sul pulsante Layout
• dal menu che appare occorrerà trascinare il campo dal quale ottenere i record unici SIA nell'area Riga che nell'area Dati, come illustrato in figura
ora basterà premere Ok e Fine

La tabella pivot che, di default, apparirà in un nuovo foglio, conterrà i record unici del campo selezionato che potremo copiare e incollare dove desideriamo eliminando il foglio contenente la tabella pivot. Per una pura questione tecnica, le Tabelle Pivot devono sempre eseguire un calcolo: per questo motivo abbiamo inserito il campo da scremare anche nell'area Dati.