Le funzioni di database sono presenti in Excel da tempo immemore, ma pochissimi utenti le conoscono e le usano proficuamente. La loro sintassi è relativamente semplice e offrono alcuni vantaggi importanti rispetto alle altre funzioni di 'sintesi' di Excel.

La struttura di tutte queste funzioni consente di utilizzare molteplici criteri per l'analisi dei dati, ma obbliga l'utente a destinare una certa zona del foglio per l'inserimento dei soli criteri. La sintassi prevede sempre 3 argomenti:

• database è l'area dove risiedono i dati e deve essere indicata come intervallo di celle con righe definite: se il range è A1:Z200, non si potrà scrivere genericamente A:Z
• campo è il nome del campo (racchiuso tra virgolette) sul quale si eseguiranno i calcoli
• criteri è l'area dove risiedono le logiche di selezione dei dati

Quando si inseriscono i criteri, occorre riportare in una riga i campi che dovranno essere filtrati secondo determinate logiche: per aggiungere più condizioni restrittive (operatore AND) su un certo campo dovremo riportare tante volte in riga il nome del del campo quante sono le condizioni. Se vogliamo aggiungere condizioni opzionali (operatore OR) basterà aggiungere delle righe sotto il campo in oggetto.

Per esempio, se scriviamo nelle celle B1 e C1 il nome del campo Età e in B2 e C2 scriviamo >35 e <45 la funzione filtrerà le età comprese tra 35 E 45 anni. Se invece vogliamo sommare i dati di chi ha 35 oppure 45 anni, basterà scrivere una sola volta il campo Età in una cella (es. B1) e scrivere sotto di essa in B2 e B3 rispettivamente 35 e 45.

Nel tip Usare le funzioni di database - 2 si approfondisce l'argomento con alcuni esempi pratici