Se vi capita spesso di creare presentazioni in cui vanno presentati dei dati contenuti in fogli Excel, questo tip vi farà risparmiare molto tempo. Powerpoint è un programma che si è evoluto principalmente sul fronte ludico: grafica, animazioni e altre amenità che durante le presentazioni serie difficilmente vengono usate. Ciò che davvero manca è una tabella in cui inserire i dati principali che poi verranno usati durante la presentazione per evitare all'utente di doverli inserire in ogni slide.

Esistono tuttavia due modi per evitare di dover ogni volta inserire i dati a mano.

Il primo consiste nel creare le tabelle e i grafici in Excel. Tutti i calcoli e la logica stanno in Excel e quando i dati sono a posto, basta copiarli e, dal menu Modifica di Powerpoint scegliere Incolla Speciale > Incolla Collegamento. Bisogna evitare accuratamente di fare un semplice Incolla perché questo determinerebbe l'incorporazione del file Excel in Powerpoint con un notevole appesantimento della presentazione: ogni grafico incollato corrisponderebbe a un file Excel diverso!

L'altra opzione, altrettanto interessante, è creare il grafico in Powerpoint: nel Foglio Dati del grafico ci saranno i dati base e bisognerà collegare questi dati al file Excel. Per farlo conviene copiarli e incollarli in Excel, creare i collegamenti con le logiche della cartella e poi copiare nuovamente da Excel a Powerpoint scegliendo, ancora una volta, Incolla Collegamento dal menu Modifica.

Per sapere come aggiornare e gestire questi dati si veda il tip Creare presentazioni collegate a Excel -2