Una delle feature più interessanti e molto poco conosciute di Excel è la possibilità di inserire delle formule che lavorino su un certo intervallo su più fogli diversi contemporaneamente. Questa funzionalità è detta funzione tridimensionale.

Con Excel 2007 sono state introdotte alcune funzioni importanti, come per esempio SOMMA.PIÙ.SE.

In passato per creare una somma condizionale con più di un criterio avremmo dovuto creare una colonna di supporto nel foglio dove risiedono i dati e interrogare quella colonna ricordandosi di usare la stessa sequenza del concatenamento (si veda Analisi dei Dati - SOMMA.SE - 1 e Analisi dei Dati - SOMMA.SE - 2).

Alcuni programmi permettono di estrarre i dati in modo molto poco friendly.

 

Chi lavora nel farmaceutico, per esempio, conosce bene la struttura del programma Dataview dove anziché avere, per esempio, le colonne Nome Prodotto e Regione abbiamo un'unica colonna con una struttura simile alla segente:

Prodotto 1

  Regione 1

  Regione 2

  Regione 3

Prodotto 2

  Regione 1

  Regione 2

  Regione x

 

In questa situazione, cercare la performance del prodotto 3 nella regione 4 diventa molto arduo. Il consiglio è agire sulla struttura del database, ma vediamo come usare le formule di Excel per risolvere questo problema.

 

La funzioni SCARTO e CONFRONTA sono fondamentali per questo scopo (per maggiori informazioni si veda qui e qui). La strategia da usare in questo caso è individuare il range che si trova tra Prodotto 3 e Prodotto 4 e, all'interno di questo range, cercare dove si trova Regione 4. Naturalmente diamo per scontato che i dati siano ordinati in senso crescente: diversamente la formula non funzionerebbe.

 

Per esempio CONFRONTA("Prodotto 3"; A:A; 0) ci restituisce un numero che rappresenta la riga in cui si trova Prodotto 3 nella colonna A.

 

Per individuare il range che si trova tra Prodotto 3 e Prodotto 4, ipotizzando che la colonna sia la A, useremo questa formula:

=SCARTO(A1; CONFRONTA("Prodotto 3"; A:A; 0) - 1; 0; CONFRONTA("Prodotto 4"; A:A; 0) - CONFRONTA("Prodotto 3"; A:A; 0); 1)

 

A questo punto potremo usare questo range all'interno di una funzione CERCA.VERT o SOMMA.SE. Nel caso di CERCA.VERT l'ultimo argomento di SCARTO (larghezza) va modificato in modo da includere tutte le colonne.

 

Per esempio, se la colonna dove si trova il dato è la B con CERCA.VERT avremo:

=CERCA.VERT("*Regione 4"; SCARTO(A1; CONFRONTA("Prodotto 3"; A:A; 0) - 1; 0; CONFRONTA("Prodotto 4"; A:A; 0) - CONFRONTA("Prodotto 3"; A:A; 0), 2); 2; FALSO)

 

L'asterisco prima di "Regione 4" permette di ignorare gli spazi vuoti prima della parola.

 

Se invece usiamo SOMMA.SE dovremo ricreare il range per il terzo argomento:

=SOMMA.SE(SCARTO(A1; CONFRONTA("Prodotto 3"; A:A; 0) - 1; 0; CONFRONTA("Prodotto 4"; A:A; 0) - CONFRONTA("Prodotto 3"; A:A; 0); 1); "Regione 4"; SCARTO(B1; CONFRONTA("Prodotto 3"; A:A; 0) - 1; 0; CONFRONTA("Prodotto 4"; A:A; 0) - CONFRONTA("Prodotto 3"; A:A; 0); 1))

L'approccio orientale al management è sintetizzato dall'etichetta Total Quality, all'interno della quale si nascondono modelli quali il Just in Time (JIT), il Breaktrough Management, la Lean Enterprise, il Kanban, la metodologia Six Sigma e molti altri tra cui il Kaizen (Continuous Improvement).

Il messaggio del Kaizen deriva dalla dottrina Zen ed è tanto semplice quanto rivoluzionario: si può sempre migliorare, anche quando sembra impossibile. Con Excel, le possibilità di miglioramento e ottimizzazione davvero sono a portata di mano...

L'applicazione del Kaizen nella vita aziendale si traduce nell'invito a prendere alcuni periodi di pausa (per esempio, due ore alla settimana o un giorno al mese) per pensare a come migliorare o velocizzare il proprio lavoro quotidiano.

Excelling è un punto di contatto tra ciò che rappresenta il Kaizen nel Total Quality e la conoscenza approfondita di Excel e degli strumenti di Office Automation quali veicoli attraverso i quali perseguire il miglioramento continuo. La parola chiave, per quello che interessa lo scopo di questo sito, è quotidianità: le prime attività da migliorare sono quelle che si fanno e ripetono giorno per giorno, come, per esempio, l'inserimento dei dati, il calcolo di un insieme di valori o il riassunto delle vendite del giorno precedente.

 

Purtroppo, ciò che avviene comunemente, è che le persone continuano a fare le cose pedissequamente allo stesso modo per giorni, settimane e mesi senza chiedersi se esiste un modo più veloce per ottenere lo stesso risultato con una maggiore qualità e precisione. Per quanto riguarda il piccolo mondo di Excel, c'è molto da imparare e applicare: se alcune semplici funzionalità fossero note a tutti gli utenti che vi spendono 2-3 ore al giorno, la produttività individuale e aziendale crescerebbero almeno del 30%. Questo perché la gran parte delle persone usa le Tabelle Pivot in modo inadeguato, oppure non conosce l'uso delle funzioni CERCA.VERT o SOMMA.SE e passa ore a confrontare lunghe tabelle, magari con penna e righello.

 

Impiegando proficuamente alcune funzionalità è possibile automatizzare un ufficio e renderlo più snello, una prerogativa imprescindibile per molte aziende, specie per quelle più coinvolte dalle recenti crisi economiche. Recuperare efficienza significa:

giustificare la presenza di una struttura di persone - anche e soprattutto - in base alla quantità di lavoro che esse producono fare a meno dell'assunzione di un'altra risorsa che, in tempi di crisi, nessun Management sottoscrive liberare tempo delle risorse impegnandole in attività a maggiore valore aggiunto ottenendo una maggiore soddisfazione professionale del dipendente avere l'opportunità di scoprire persone di grande talento fino a ieri impegnate in attività prive di interesse dimostrare con un'analisi Activity Based che l'organizzazione funziona bene

D: Come posso contare e sommare tutte le celle di un certo intervallo che contengono un certo elemento testuale?

D: E' possibile, tramite un comando Excel, eliminare le righe doppie?

D: Come posso far in modo che un elemento di una tabella pivot non venga ripetuto solo nella prima riga in cui compare?

D: Come posso fare a sommare tutte le celle che hanno una data compresa tra il 1 e il 31 gennaio 2005 in una tabella dove ho le colonne data e importo?

Chi ci segue da un po' è ormai avezzo a formule utili e potenti come somma.se&Itemid=57">SOMMA.SE(). Per creare delle somme o conteggi condizionali, però, è possibile usare anche la funzione MATR.SOMMA.PRODOTTO() in modo avanzato.

 

Attraverso MATR.SOMMA.PRODOTTO() possiamo sommare al volo una serie di dati impostando più di una condizione. Con SOMMA.SE() è diverso.

Nell'analisi delle vendite un parametro di valutazione chiave è l'indice di concentrazione, calcolato come numero di clienti più importanti (in grado di generare l'80% del fatturato) sul numero totale del totale parco clienti. Se questo indice è attorno al 20% si dice che l'azienda è in equilibrio, se è molto al di sotto l'azienda punta troppo sui clienti chiave, se è molto al di sopra significa che i clienti importanti sono troppi per seguirli con cura.

La funzione SOMMA.SE può essere efficacemente utilizzata in presenza di date: le date in Excel, infatti, non sono altro che numeri progressivi. Per questo motivo è tranquillamente possibile sommare dei valori corrispondenti o superiori a una certa data (per approfondimenti vedere il tip Lavorare con le ore).

Tra le 10 formule che deve conoscere chi vuole usare Excel per l'analisi dei dati, non può mancare SOMMA.SE. Questa funzione - nel formato più elementare - consente di sommare tutte le celle di un intervallo che rispettano un certo criterio.

SOMMA.SE da il meglio di sé se viene usata assieme a CONCATENA: in questo modo è possibile condurre analisi su più dimensioni e risolvere moltissimi problemi di analisi dei dati di business.

Un argomento molto sentito è la creazione di intervalli dinamici che cambino in funzione di alcune variabili. Tra le funzioni che consentono di raggiungere questo obiettivo, c'è SCARTO(), che permette di ottenere o un riferimento da utilizzare in un'altra formula o il valore di una cella.

Spesso capita di essere nella condizione di dover unire uno o più stringhe di testo o una o più celle. A tal fine, è possibile usare la funzione CONCATENA(). Con questa funzione basta indicare tra le parentesi gli elementi da unire avendo cura di inserire gli elementi testuali tra le virgolette.