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La via dell'eccellenza

excellingL'approccio orientale al management è sintetizzato dall'etichetta Total Quality, all'interno della quale si nascondono modelli quali il Just in Time (JIT), il Breaktrough Management, la Lean Enterprise, il Kanban, la metodologia Six Sigma e molti altri tra cui il Kaizen (Continuous Improvement).

Il messaggio del Kaizen deriva dalla dottrina Zen ed è tanto semplice quanto rivoluzionario: si può sempre migliorare, anche quando sembra impossibile. Con Excel, le possibilità di miglioramento e ottimizzazione davvero sono a portata di mano...

L'applicazione del Kaizen nella vita aziendale si traduce nell'invito a prendere alcuni periodi di pausa (per esempio, due ore alla settimana o un giorno al mese) per pensare a come migliorare o velocizzare il proprio lavoro quotidiano.

Excelling è un punto di contatto tra ciò che rappresenta il Kaizen nel Total Quality e la conoscenza approfondita di Excel e degli strumenti di Office Automation quali veicoli attraverso i quali perseguire il miglioramento continuo. La parola chiave, per quello che interessa lo scopo di questo sito, è quotidianità: le prime attività da migliorare sono quelle che si fanno e ripetono giorno per giorno, come, per esempio, l'inserimento dei dati, il calcolo di un insieme di valori o il riassunto delle vendite del giorno precedente.

 

kaizenPurtroppo, ciò che avviene comunemente, è che le persone continuano a fare le cose pedissequamente allo stesso modo per giorni, settimane e mesi senza chiedersi se esiste un modo più veloce per ottenere lo stesso risultato con una maggiore qualità e precisione. Per quanto riguarda il piccolo mondo di Excel, c'è molto da imparare e applicare: se alcune semplici funzionalità fossero note a tutti gli utenti che vi spendono 2-3 ore al giorno, la produttività individuale e aziendale crescerebbero almeno del 30%. Questo perché la gran parte delle persone usa le Tabelle Pivot in modo inadeguato, oppure non conosce l'uso delle funzioni CERCA.VERT o SOMMA.SE e passa ore a confrontare lunghe tabelle, magari con penna e righello.

 

Impiegando proficuamente alcune funzionalità è possibile automatizzare un ufficio e renderlo più snello, una prerogativa imprescindibile per molte aziende, specie per quelle più coinvolte dalle recenti crisi economiche. Recuperare efficienza significa:

  • giustificare la presenza di una struttura di persone - anche e soprattutto - in base alla quantità di lavoro che esse producono
  • fare a meno dell'assunzione di un'altra risorsa che, in tempi di crisi, nessun Management sottoscrive
  • liberare tempo delle risorse impegnandole in attività a maggiore valore aggiunto ottenendo una maggiore soddisfazione professionale del dipendente
  • avere l'opportunità di scoprire persone di grande talento fino a ieri impegnate in attività prive di interesse
  • dimostrare con un'analisi Activity Based che l'organizzazione funziona bene

 

Tips & Tricks

Lanciare una macro in apertura o chiusura

VBA: libreria

Per visualizzare un messaggio quando si apre un file Excel occorre creare una piccola macro e, per questo motivo, occorre chiarire da subito che se l'utente disabilita le macro all'apertura del foglio di calcolo, Excel non eseguirà la macro in oggetto.  

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