Un modo molto efficace per ottenere dei dati nel foglio di lavoro è collegarsi al web creando una query strutturata. Per farlo, è possibile percorrere diverse strade, tra cui quella che proponiamo che rimane valida da Excel 97 in poi.

Se disponete di una versione più recente di Excel, la modalità con la quale potete accedere ai contenuti web è senz'altro più semplice. Da Excel Xp, infatti, è possibile selezionare con molta precisione la o le tabelle da importare nel foglio.

Nel presentare un Report relativo a 10 elementi (prodotti, aziende, mercati ecc.) è sempre buona norma ordinare i dati dal più grande al più piccolo. La maggior parte degli utenti usa l'ordinamento fisico dal menu Dati, ma quando il Report diventa ricorrente, conviene usare una tecnica un po' più raffinata.

A volte l'arrotondamento al valore più prossimo non basta: capita infatti che si debba arrotondare un dato in eccesso o in difetto e per questa operazione Excel mette a disposizione diverse funzioni importanti.

Excel consente di proteggere sia le cartelle (cioè i file), sia i fogli.

Per quanto riguarda le Cartelle, è possibile proteggere il file sia prima che dopo l'apertura.

Per proteggere il file ancora prima che esso venga aperto, è possibile inserire una password di apertura (il file si apre solo se si inserisce la password) e di scrittura (gli utenti possono sia aprire che apportare modifiche).

Un modo per evitare che gli utenti facciano inavvertitamente qualche danno, è salvare il foglio come Modello scegliendo Modello (*.xlt) oppure Modello di Excel (*.xltx) da Salva con Nome (menu File o Pulsante di Office con la versione 2007 di Excel)

Nell'analisi delle vendite un parametro di valutazione chiave è l'indice di concentrazione, calcolato come numero di clienti più importanti (in grado di generare l'80% del fatturato) sul numero totale del totale parco clienti. Se questo indice è attorno al 20% si dice che l'azienda è in equilibrio, se è molto al di sotto l'azienda punta troppo sui clienti chiave, se è molto al di sopra significa che i clienti importanti sono troppi per seguirli con cura.

A volte si ha l'esigenza di impedire che un utente inserisca dei dati non validi. Per questa e altre funzionalità, possiamo far ricorso a Convalida Dati

Alcune persone lavorano in aziende con calendari diversi dal classico gennaio-dicembre. In queste realtà, tipiche del mondo anglosassone, risulta molto difficile usare il numero del trimestre per effettuare dei calcoli come la quota di accantonamento, il valore di un ammortamento e molto altro ancora.

L'uso del Filtro Avanzato non è semplicissimo ed è necessario un esempio. Immaginiamo di avere un elenco formato dai campi data ordine, data consegna, quantità, prezzo e valore. Ci viene chiesto di estrarre i dati che hanno come consegna una data dal 1 gennaio 2007 al 31 marzo 2007 oppure dal 1 luglio al 30 settembre del 2007; inoltre il prezzo dei dati che estrarremo dovrà essere maggiore o uguale a 100, diverso da 110, diverso da 112 oppure uguale a 80.

Il Filtro Automatico di Excel per molti utenti è la panacea di tutti i mali, tanto che Microsoft ha ampliato le possibilità di questo strumento nella versione 2007. Nel menu Dati, esiste uno strumento molto più potente che si chiama Filtro Avanzato, ma per usarlo bisogna seguire alcune regole piuttosto rigide:

Quando si lavora su grandi basi di dati, può risultare utile avere sotto controllo i valori più alti e più bassi di uno o più campi. Excel offre la possibilità di evidenziare con un colore o una formattazione particolare non solo i valori più alti, più bassi o la media di una serie, ma anche i quantili desiderati.

Per visualizzare un messaggio quando si apre un file Excel occorre creare una piccola macro e, per questo motivo, occorre chiarire da subito che se l'utente disabilita le macro all'apertura del foglio di calcolo, Excel non eseguirà la macro in oggetto.

 

Dal momento che Excel considera le date come numeri, filtrare un elenco utilizzando delle colonne contenenti delle date con criteri avanzati non è un'operazione semplicissima. Ecco alcuni esempi:

filtrare il solo mese di aprile del 2006 selezionare *tutti* i mesi aprile filtrare tutte le date corrispondenti al lunedì

Una delle feature più interessanti delle Tabelle Pivot è la possibilità di tentare l'applicazione della regola paretiana nota come 80/20: con il 20% delle informazioni si spiega l'80% del fenomeno.

 

Per sommare intervalli di date è possibile adottare un percorso diverso rispetto alla tecnica illustrata nel tip Sommare intervalli temporali di dati - Prima Parte. La differenza, però, è importante: nella tecnica che stiamo per spiegare è importantissimo che i dati siano ordinati in senso cronologico crescente.

La funzione SOMMA.SE può essere efficacemente utilizzata in presenza di date: le date in Excel, infatti, non sono altro che numeri progressivi. Per questo motivo è tranquillamente possibile sommare dei valori corrispondenti o superiori a una certa data (per approfondimenti vedere il tip Lavorare con le ore).

Tra i problemi più comuni che gli utenti di Excel devono risolvere vi è l'identificazione degli elementi (o, tecnicamente, record) di una lista. In altre parole, quando si estraggono dei dati da un sistema informativo, capita di avere una certa ridondanza di dati

Quando si salva una cartella Excel salva una serie di informazioni sull'autore che variano in funzione dell'installazione di Office fatta dall'amministratore della macchina.

Le Tabelle Pivot sono un potente strumento di analisi che consente, in pochi passaggi, di ottenere un report multidimensionale con possibilità di drill down (cioè di ottenere informazioni di dettaglio rispetto a un certa somma).